MANAJEMEN SUMBER INFORMASI ( IRM)

MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

• Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & dapat dikelola seperti halnya sumber lain.

• IRM (Information Resource Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang menghasilkan informasi yang berkualitas.

DEFINISI

   IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai

sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan &

manajemen.

Tipe - tipe dari sumber informasi :

   Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas,

database, software, hardware.

Informasi sebagai sumber strategis 

• Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. 

Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

• Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :

- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk

- Informasi yang menerangkan penggunaan produk

- Informasi yang menerangkan kepuasan produk

IOS ( Interorganizational Information System )

• IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan
• IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO ( Chief Infomation Officer )

• Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam 
  perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.
• Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM
• Tugas CIO :

- Mempelajari bisnis dan teknologinya

- Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen

- Fokus memperbaiki proses bisnis dasar

- Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis

- Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

SPIR ( Strategic Planning for Information Resources )

• Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.
• Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.
• Perencanaan yang digunakan Top Down : 

- Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.

• Pendekatan-pendekatan Top Down :

1. BSP IBM (Business System Planning)

-   Pendekatan studi total

- Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

2. CSF (Critical Success Factor)

- Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan

yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan.

3. Transformasi susunan strategis

- Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.

- Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM

Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah :

• Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai 
• keuntungan kompetitif.
• Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional.
• Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO
• Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi.
• Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi
• Perencanaan strategis juga mengatur pemakai komputer.

sumber: http://parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/13807/Pengenalan++IRM.doc

KEAMANAN & KONTROL SISTEM INFORMASI

   Keamanan adalah proteksi/perlindungan sumber-sumber fisik dan konseptual dari
bahaya alam dan manusia.

PENTINGNYA PENGENDALIAN SISTEM INFOMASI 

   Salah satu aset perusahaan yang paling berharga saat ini adalah sistem informasi yang responsif dan berorientasi pada pengguna. Sistem yang baik dapat meningkatkan produktifitas, menurunkan jumlah persediaan yang harus dikelola, mengurangi kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mempermudah pengambilan keputusan bagi manajemen serta mengkoordinasikan kegiatan dalam perusahaan. Oleh karena itu, audit atas pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi semakin dibutuhkan sehingga sistem yang dimiliki efektif dalam menyelesaikan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja. Disamping itu saat ini kesadaraan atas pentingnya pengendalian sistem informasi di kalangan manajemen perusahaan semakin tinggi.

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :

KONTROL PROSES PENGEMBANGAN :

   Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana

• Fase Perencanaan

Mendefinisikan tujuan dan kendala

• Fase Analisis & Disain

Mengidentifikasi kebutuhan informasi
Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS

• Fase Implementasi

Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima 

Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS

• Fase Operasi & Kontrol

Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan

KONTROL DESAIN SISTEM

   Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan,
mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.

   Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau
manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.

• Permulaan Transaksi (Transaction Origination)

Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber

Permulaan Dokumentasi Sumber
Perancangan dokumentasi
Pemerolehan dokumentasi
Kepastian keamanan dokumen

• Kewenangan

Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa

• Pembuatan Input Komputer

Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input
diproses

• Penanganan Kesalahan

Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg
telah dikoreksi ke record entry

• Penyimpanan Dokumen Sumber

Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi
bagaimana dapat dikeluarkan 

KONTROL PENGOPERASIAN SISTEM

   Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan
keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan
menjadi 5 area :

• Struktur Organisasional

Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis,
Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya
mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri. 

• Kontrol Perpustakaan

Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana
didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan
media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses
perpustakaan media hanyalah pustakawannya. 

• Pemeliharaan Peralatan

Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer
(CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang
terjadwal / yang tak terjadwal. 

• Kontrol Lingkungan & Keamanan Fasilitas

Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer. 

• Perencanaan Disaster

Rencana Keadaan darurat
Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan

Rencana Backup

Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.

Rencana Record Penting
Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan

Rencana Recovery
Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas
komunikasi da pasokan-pasokan. 

MENGAMANKAN SUMBER DAYA INFORMASI

   Perusahaan melakukan investasi besar dalam sumber daya informasinya
Sumber daya tersebar di seluruh organisasi dan tiap manajer bertanggungjawab atas sumber daya yang berada di areanya, membuat mereka aman dari akses yang tidak sah. 

sumber: http://jamil15.wordpress.com/2011/11/11/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi/